1. Správce údajů

Správcem osobních údajů je provozovatel služby ReviCall.

Kontakt pro otázky ochrany osobních údajů: privacy@revicall.com

Rozlišení uživatelského a business účtu

Uživatelský účet je přihlašovací identita konkrétní osoby. Business účet je samostatný pracovní prostor, ve kterém se zpracovávají data organizace, nemovitostí, revizí, dokumentů a členství. Jeden uživatelský účet může být propojen s více business účty. Zrušení business účtu proto automaticky nemaže uživatelský účet; smazání uživatelského účtu je samostatný proces a může být omezeno povinností zachovat alespoň jednoho aktivního vlastníka každého aktivního business účtu.

2. Jaké údaje zpracováváme

Účet a identifikace

• e-mailová adresa
• identifikátor uživatele
• autentizační údaje uložené bezpečným způsobem

Aplikační data

• údaje o účtech, nemovitostech, revizích a technicích
• nahrané dokumenty a přílohy

Fakturační údaje

• jméno nebo název
• adresa
• IČO a DIČ, pokud jsou uvedeny

Technická data

• IP adresa
• auditní, bezpečnostní a technické logy

Kontaktní údaje techniků a organizací

• u techniků může být zpracováváno volitelné telefonní číslo pro kontakt související se správou a prováděním revizí
• u business účtu může být evidován kontaktní telefon organizace
• telefonní číslo není vyžadováno v osobním profilu běžného uživatele

Kontaktní údaje techniků a organizací používáme pro komunikaci související s poskytováním služby a správou revizí.

ReviCall v současnosti nepoužívá telefonní číslo pro marketingové SMS ani jako prostředek dvoufaktorového ověření. Upozornění na revize jsou zasílána e-mailem.

3. Účely zpracování

• poskytování služby a plnění smlouvy
• správa účtů, nemovitostí, revizí, dokumentů a souvisejících pracovních postupů
• autentizace, autorizace a zabezpečení účtů
• zasílání provozních a revizních upozornění
• fakturace a správa předplatného
• bezpečnost, audit, řešení provozních problémů a prevence zneužití
• plnění právních povinností
• komunikace se zákazníkem

4. Příjemci údajů

Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpracovávány poskytovateli služeb používanými pro provoz ReviCallu, zejména:

• Stripe – platby
• Postmark – e-mailová komunikace
• Zoho – zákaznická komunikace
• Hetzner – hosting infrastruktury

Někteří poskytovatelé mohou zpracovávat data mimo EU. Příslušné přenosy jsou zajištěny odpovídajícími právními mechanismy, například standardními smluvními doložkami.

5. Doba uchování

• účetní data související s účtem: po dobu existence účtu a následně podle příslušných retenčních pravidel
• faktury a účetní doklady: 10 let, pokud právní předpisy vyžadují jejich uchování
• technické a bezpečnostní logy: zpravidla 30 až 180 dní podle typu záznamu
• e-mailové provozní logy: přibližně 90 dní

Údaje mohou být uchovány déle, pokud to vyžaduje právní povinnost nebo je to nezbytné pro ochranu právních nároků a bezpečnost služby.

6. Bezpečnost

ReviCall používá technická a organizační opatření odpovídající charakteru služby, zejména:

• šifrovanou komunikaci pomocí HTTPS
• řízení přístupů podle oprávnění a aktivního účtu
• auditní a bezpečnostní logy
• ochranu a kontrolu integrity příloh
• zálohování
• povinné dvoufaktorové ověření uživatelských účtů

7. Práva uživatelů

Za podmínek stanovených právními předpisy máte zejména právo:

• na přístup k osobním údajům
• na opravu nepřesných údajů
• na výmaz osobních údajů
• na omezení zpracování
• na přenositelnost údajů
• vznést námitku proti zpracování

Máte také právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.

Kontakt pro uplatnění práv: privacy@revicall.com

8. Mazání účtu

Při zrušení účtu jsou osobní údaje odstraněny nebo anonymizovány v souladu s retenčními pravidly ReviCallu.

Údaje, které musí být uchovány z důvodu právní povinnosti, bezpečnosti, auditu nebo ochrany právních nároků, mohou být uchovány po nezbytnou dobu.

9. Změny

Tyto zásady mohou být aktualizovány, zejména při změně funkcí ReviCallu, používaných poskytovatelů nebo právních požadavků.

Smazání uživatelského účtu

Při žádosti o trvalé smazání uživatelského účtu ReviCall nejprve ověří, že uživatel není posledním aktivním vlastníkem žádného aktivního business účtu. Následně odebere jeho aktivní přístupy a členství, ukončí aktivní delegace a individuální přístupy, zruší nevyřízené pozvánky adresované jeho e-mailu a odstraní nebo minimalizuje osobní údaje technického profilu. Poté odstraní přihlašovací identitu včetně autentizačních údajů a 2FA vazeb.

Smazání uživatelského účtu nemaže provozní data business účtů ani jejich revizní, dokumentační a auditní historii. Technické identifikátory mohou zůstat v historických a auditních záznamech tam, kde jsou potřebné pro integritu, bezpečnost, právní nároky nebo doložení minulých operací; nejsou dále používány jako aktivní přihlašovací identita.